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＜様々な書類保存＞
先日、お客さんからお預かりした
会計資料の取り扱いについてお話ししました。
今回は、各種申告書や税務上現物でないといけない
書類の取り扱いについてお話ししたいと思います。
ちなみに私の中で税務書類の現物とは
法人税（地方税を含む）申告書
消費税申告書
復興税申告書
所得税申告書
贈与税申告書
相続税申告書
源泉徴収簿
扶養控除等異動申告書
法定調書合計表
償却資産税申告書
などとその申告書類作成のための
コピーでない原始資料をいいます。
私は会計事務所を三ヶ所経験していますので、
各会計事務所の書類保存を経験してきました。
その経験から言える事は、
お客さんに控えを渡さない現物もあるという事です。
具体的に言いますと、下記の書類は税務の手続きが終わっても、
お客さんに返さない会計事務所もあるという事です。
源泉徴収簿
扶養控除等異動申告書
法定調書合計表
償却資産税申告書
これらの書類のうち
法定調書合計表
償却資産税申告書
について、会計事務所によっては、
控えの書類に税務署等の収受印をもらっていませんでした。
つまり税務署等に提出はするが、
控えの書類に収受印はもらわないで、
控えの書類のみ保管している状態です。
これ自体は何もいけない事ではありませんが、
時々別の役所や何かの手続きで
収受印のある控えの書類の提示
を求められる事があった時に対応できない
というリスクを抱えてる点に注意が必要です。
私はそのリスクをわかっているので、
自分が担当するお客さんの分は収受印のある控えを
残すようにしています。
ただし、最近は電子申告になりましたから、
電子申告の送信通知や役所の受信通知で
提出の裏付けとしては問題ないかと思います。
で、ダラダラと書いてきましたが、なにが言いたいかと言いますと、
究極の書類保存は
ＰＤＦにして電子保存
をオススメします。
前にも言ったのですが、会計事務所は
書類の保存屋さん
ではありません。
ただし行った業務の控えはとっておくべきだと思います。
そこで必ず現物の保存は必要ないというのが私の意見です。
これは私の、２０年の税務会計業務を行ってきた
究極の結論です。
気をつけていただきたいのは、あくまで
現物の保存は必要ないと言っているだけで
控えが必要ない
とは言っていませんのでくれぐれもお間違いなく。
こちらも過去の申告書類で確認したい事はしょっちゅうある事です。
その際、紙でなくてもパソコンでＰＤＦデータを確認できれば完了です。
例えば何かのきっかけでで紙ベースで書類が欲しいと言われれば、
プリントアウトしてお渡しすればいいわけです。
大もとの税務署に提出した書類を
会計事務所に求められる事はありません。
現物が必要な時は、お客さんにもらってください
と言えばいいのです。
あくまで現物書類の保存義務は、
お客さんにある
事をどうぞお忘れなく。
書類の山に囲まれた会計事務所は
早く脱出しましょう。
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＜編集後記＞
私は生活でもなるべく紙のものをなくしています。
その際たるものはやっぱり本でしょうか。
最近はAmazonでも最初から電子化されたものもありますが、
まだまだ紙ベースのものも多いですね。
紙の本しかない場合は
自炊
しかないですよね。
大きなカッターとカッターマットで本をバラバラにして
スキャナーで読み込みします。
自炊するととっても辛い事があります。
買ったばかりの本をバラバラにして結局は紙のゴミへ。
どなたかバラバラの本の引取先ご存知ないですかね。
ああ、勿体無い・・・・・・
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ちなみに私は税理士ではありませんので、税理士先生の事務所にて
税理士補助としての立場で税務に関わっております。
このブログではあくまで私の実務経験上のお話であり、
あなたが実務の現場で業務を行う際の参考程度にしてください。
あなたの実務においては、税法等の各種法令や通達をご確認いただき、
税理士先生ご自身や、自分が勤務している税理士先生の
判断に従ってください。
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当方は一切責任を負いませんのでご了承ください。
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