＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝
＜データのリスク管理＞
会計事務所はお客さんに関する
様々な情報を扱います。
情報の形は
紙
または
電子データ
となって保存されているかと思いますが、
それらの保存と管理について
お話しさせていただきます。
会計事務所専用の
税務会計ソフトに関しては
ソフトメーカーがバックアップ
に関する様々な仕組みを施しているので
ほぼ心配ないかと思います。
例えば、ミラーリングといって、
サーバーの中にハードディスクが二枚入っていて、
入力データが書き込まれたハードディスクを
もう一つのハードディスクが即座にコピーする
とか、一定の時間になると
クラウド上にデータの保管がされるなど、
バックアップの作業が自動で行われる場合は
特に気にしなくても大丈夫かと思います。
気をつけるのは、
エクセルやワード
などのあなたが作成管理しているデータです。
誰でも一回は経験があるのは
「あ、やっちゃった！！」
と、上書きして前のデータを
消してしまうことかと思います。
お客さんの会計補助資料
資金繰り表やお手製の試算表
報酬改定や役員変更の株主総会議事録
業務委託契約書
役員と会社の賃貸契約書
などなど、消してしまったり、
上書きしてしまった時のショックは
計り知れないものです。
そんな事が無いように私が行っているのは、
３バックアップシステム
です。
カタカナで書くと
スリーバックアップシステム
です、ってカタカナは余計でしたね（笑）
これはデータを作成したパソコン以外に
３つの媒体に保存しましょう
という事です。
３つの媒体とは
evernote
ＵＳＢ
外付けハードディスク
です。
evernoteとは
クラウド上のスクラップブック
のようなシステムで
有料版になると、どんなファイルでも
保管が可能です。
また、フォルダ分けのような仕組みもしあり、
私は顧客ごとだったり、私生活や、
重要度別、電子書籍などを分類して
データを保存しています。
ご興味をお持ちいただいた方は、
こちらのサイトまでどうぞ
https://evernote.com/intl/jp/
次はＵＳＢなんですが、
こちらは３２ギガと大容量のものを
使用して、データを持ち運べる状態に
しています。
ただし、万が一の紛失に備えて、
ＵＳＢごとパスワードロックする
セキュリティシステムをインストールして
間違っても簡単にデータが見られないように
しています。
そして最後に、
パソコンを経由して外付けハードディスクに
先ほどのＵＳＢをまるごと保存しています。
このスリーバックアップシステムを採用すると、
持ち運びもできるし、
万が一ＵＳＢが壊れても、
外付けハードディスクにデータの保存
がありますから、ＵＳＢを破損しても
びくともありません。
そして何よりも、
evernoteにデータを保存する事により、
パソコンもハードディスクもＵＳＢも
壊れたとしても、新しく買ってきたパソコンで
データをインストールしたり
閲覧したりできますから、
パソコンの破損も怖くありません。
データのバックアップは
心配すればどこまでやってもキリがありません。
ひとまず私は
スリーバックアップシステム
で落ち着きました。
よろしければ、私の手法を参考に、
あなたなりのデータ保管システムを
考え出して下さい。
＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝
＜チェンジ・ワンポイントアクション＞
〜〜変わりたいのに変われないあなたへ〜〜
生きている
命の炎を燃やせ
思いっきり！
自戒の念をこめて
＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝
＜編集後記＞
この時期はありがたいもので、
お中元
なるものがたくさん事務所に届きます。
そして毎年手こずっているいただき物が
今年も届きました？！
大きなすいか
しかも丸ごと２つ・・・・・・
今回は届いたその日に
私が自宅に送ってしまいました。
これで真夏なのに
真冬のように寒い事務所で
冷え切ったすいか
を食べなくてすみそうです(^^;;
＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝
ちなみに私は税理士ではありませんので、
税理士先生の事務所にて
税理士補助
としての立場で税務に関わっております。
このブログは
あくまで私の実務経験上のお話であり、
あなたが実務の現場で業務を行う際の
参考程度にしてください。
あなたの実務においては、
税法等の各種法令や通達をご確認いただき、
税理士先生ご自身や、
ご自分が勤務している税理士先生、
上司の方や諸先輩方々の
判断に従ってください。
記事の内容を実践して
損害等が発生しても、
当方は一切責任を負いませんので
ご了承ください。
＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝
ご意見、ご感想はこちらまで ： gmoai4482gmoai☆yahoo.co.jp
※☆を＠に変えて返信してください。
またはメールフォームまで
http://goo.gl/qNWBcy
注意：いただいたメールは許可無く引用させていただく
ことがありますのでご了承ください。
またご質問をいただいても個別のご返答はいたしません。
あわせてご了承ください。
＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝
