＜会計資料の保存について＞
よくお客さんから
請求書や領収書は何年くらいとっておいたらいいですか？
などと質問される事があるかと思います。
税法的には物によって５年から７年となっていますが、では、
会計事務所ではお客さんの会計資料を
何年くらいとっておいたらいいのか？
で悩む方も結構いるようです。
記帳代行業務はまだまだ会計事務所で重要な業務の一つですが、
入力するにあたり、顧問先さんごとで様々な資料をお預かりします。
私も２０年以上の業務経験の中で、会計資料の取り扱いについて、
いくつかのパターンを見てきました。
会計事務所さんによっては、たとえコピーであっても
キチンとファイリングして
決算が終わると全て返却しているところもあります。
またコピーであっても全てを決算書、申告書類とともにファイリングして
関与している全部の年度を保存しているパターンも見ました。
では私は・・・・・・
基本的には請求書や領収書などの現物は申告書の手続きが終わると全て返却します。
また、通帳や現金出納帳などのコピーは全てシュレッダーします。
以前勤務していた会計事務所の同僚の方は
お客さんが無くしたり、書き換えられた時の事を考えて、
例えコピーであっても捨てない
と言っていました。
私は、会計事務所は記帳代行や申告書類の作成は大切な業務ですが、
資料の保管は会計事務所の業務ではないと考えます。
実際に私が２０年間この業務を行ってきて、
会計事務所にお客さんの資料の写がなくて困った事はありません。
本来請求書、領収書、預金通帳や預金出納帳、現金出納帳、
各種伝票は取引の大切な記録であって、
その保存はお客さんがやらなければいけません。
ですから会計事務所の人間としては、その重要性をしっかり指導するとともに、
将来見込まれる税務調査にも備えて整理するように
注意を促す事が本来の業務だと思います。
ただし、そんでもかんでも捨てていいわけではありません。
例えばお客さんの事務所の契約書や借入金の返済表などの、
こちらも後で見直しそうな資料は
コピーであっても保管しておきましょう。
それから決算や税務申告作成時、特殊な取引の際に
こちらが計算した計算根拠や適用した税法の条文のコピーなども保管しておきましょう。
処分してもいいか悪いかを迷ったら、
処分してもどこかに同じ物があるかないかで判断しましょう。
不要な資料はドンドン処分して、
資料の保管屋さんにならないようにご注意を。
＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝
＜編集後記＞
先日平成中村座という歌舞伎を見てきました。
初めて見に行ったのですが、役者さんの演技にすっかり引き込まれてきまいました。
比較的分かりやすい演目でしたので
とても楽しかったでかったです。
舞台のライブ感、癖になりそうです。
